Een goed begin is het halve werk, met de startpunten voor werkgevers en werknemers. Deze staat boordevol handige tips en attentiepunten voor dit jaar.
Meer vrije ruimte
Het percentage van de vrije ruimte in de werkkostenregeling over de eerste € 400.000 fiscale loonsom is in 2023 eenmalig verhoogd naar 3%. Dit betekent een verhoging van maximaal met € 5.200. De structurele verhoging naar 1,92% over de eerste € 400.000 loonsom die op Prinsjesdag bekend werd gemaakt, is een jaar uitgesteld. Vanaf 2024 vervalt de tijdelijke extra verhoging en wordt het percentage over de eerste € 400.000 loonsom alsnog structureel 1,92%. Boven de € 400.000 is het percentage 1,18% gebleven.
Hogere reiskosten- en thuiswerkvergoeding
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is verhoogd van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. De onbelaste reiskostenvergoeding is een gerichte vrijstelling en komt dus niet ten laste van de vrije ruimte. Volgend jaar gaat de onbelaste reiskostenvergoeding verder omhoog naar maximaal € 0,22 per kilometer. U bent overigens niet altijd verplicht om deze hogere onbelaste reiskostenvergoeding te betalen aan uw werknemers. Dat hangt af van wat over de reiskostenvergoeding is afgesproken in de cao, de arbeidsovereenkomst en/of het arbeidsvoorwaardenreglement.
Ook de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding is verhoogd. Deze onbelaste vergoeding is van € 2 per dag verhoogd naar € 2,15 per dag. Dat is iets hoger dan de eerder door de staatssecretaris van Financiën aangekondigde € 2,13.
Let op bij samenloop
Wanneer uw werknemer op een dag zowel thuis als op een vaste werkplek werkt, mag u niet én de gerichte vrijstelling voor reiskosten woon-werkverkeer én die voor thuiswerkkosten toepassen.
Meer bijtellen voor emissieloze auto van de zaak
Het bijtellingspercentage voor een nieuwe elektrische auto van de zaak is 16% gebleven, maar de catalogusprijs waarop u dit percentage mag toepassen, is verlaagd van maximaal € 35.000 naar € 30.000. Is de catalogusprijs hoger, dan geldt voor het meerdere een bijtellingspercentage van 22%.
Rijdt u in een auto op waterstof of zonne-energie? Dan geldt deze splitsing in het bijtellingspercentage niet voor u. U mag daardoor bij deze auto’s over de hele aanschafprijs het lagere bijtellingspercentage van 16% toepassen. Deze regeling geldt niet alleen voor werkgevers en werknemers, maar ook voor ondernemers en directeur-grootaandeelhouders die in een auto van de zaak rijden.
Herstel toegepast anoniementarief
Heeft een werknemer aan u onvolledige of onjuiste gegevens (zoals zijn naam, adres of BSN) opgegeven, dan moet u het anoniementarief van 52% toepassen. Levert deze werknemer alsnog de volledige/juiste gegevens aan, dan geldt vanaf dat moment het reguliere tarief. Tot en met 2022 kon u de eerdere inhouding op basis van het anoniementarief niet herstellen. De werknemer kan deze hogere inhouding terugkrijgen via zijn IB-aangifte. Vanaf 2023 mag u, na ontvangst van de volledige/juiste gegevens, het eerder toegepaste anoniementarief wel binnen hetzelfde jaar herstellen.
Daarvoor moet u dan correcties voor de eerdere loonaangiften van dat jaar naar de Belastingdienst sturen.
Keuze verplicht voor vergoeden ET-kosten
Werknemers die vanuit een ander land naar Nederland komen om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van verblijf buiten hun land van herkomst. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten (ET-kosten). U kunt de werkelijke ET-kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. In het eerstgenoemde geval moet u de kosten aannemelijk maken. U moet de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden. Bij toepassing van de 30%-regeling mag u – onder voorwaarden – zonder bewijs maximaal 30% van het loon onbelast vergoeden. Tot en met 2022 kon u per loontijdvak kiezen of u de ET-kosten wilde vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. Vanaf 2023 moet u jaarlijks voor het hele kalenderjaar kiezen voor een van beide regelingen. U maakt die keuze in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar, waarin u de ET-kosten vergoedt. Een uitzondering geldt voor de eerste vier maanden van het eerste jaar van de tewerkstelling.
Voorbeeld
Stel dat de ingekomen werknemer per 1 april 2023 bij u komt werken. U doet binnen vier maanden de aanvraag voor de 30%-regeling. U krijgt dan een 30%-beschikking van de Belastingdienst die terugwerkt tot 1 april 2023. Tot 1 augustus 2023 mag u dan per loontijdvak kiezen of u de ET-kosten op declaratiebasis wilt vergoeden of op basis van de 30%-regeling. Vanaf de vijfde maand (september) maakt u een keuze voor de rest van het kalenderjaar. Vanaf 2024 kiest u per kalenderjaar.
Toch geen einde lage WW-premie bij tijdelijke urenuitbreiding
De lage WW-premie voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd blijft gelden als daarin een tijdelijke urenuitbreiding of wisselende arbeidsomvangen worden overeengekomen. Per 2023 zouden er nadere regels komen voor de hoge of de lage WW-premie bij dergelijke arbeidsovereenkomsten, maar de regels uit 2022 blijven ook in 2023 nog gelden. Dit houdt in dat zolang de werkzaamheden en de arbeidsvoorwaarden niet wijzigen, of als er geen aparte arbeidsovereenkomst wordt overeengekomen, er geen sprake is van een tweede tijdelijke arbeidsovereenkomst. De lage WW-premie blijft dan van toepassing. De lage WW-premie bedraagt in 2023 2,64% en de hoge WW-premie 7,64%.
Tip
Heeft u in 2020, 2021 en/of in 2022 in bovenstaande situatie de hoge WW-premie betaald? Dan kunt u de te veel betaalde premie terugkrijgen door de aangiften loonheffing over die jaren te corrigeren.
Deadline renseigneringsplicht betalingen aan derden nadert
Sinds 1 januari 2022 bent u ook als werkgever verplicht om gegevens over betalingen aan derden te verstrekken aan de Belastingdienst. Daartoe wordt u niet meer uitgenodigd. Uitgezonderd zijn betalingen aan werknemers, artiesten, beroepssporters, vrijwilligers en personen die een btw-factuur hebben uitgereikt. U levert de volgende gegevens aan:
- de BSN, de naam, het adres en de geboortedatum van de ontvanger van de betalingen;
- de in het kalenderjaar uitbetaalde bedragen; en
- de data waarop de betalingen zijn gedaan.
Ook kostenvergoedingen moet u vermelden. Deze gegevens en inlichtingen moet u jaarlijks uiterlijk verstrekken op 31 januari na afloop van het kalenderjaar, waarop de informatie betrekking heeft. De gegevens over de uitbetalingen aan derden over 2022 moet u dus uiterlijk 31 januari 2023 hebben aangeleverd. Dat kan digitaal via het gegevensportaal of via Digipoort. Wilt u van Digipoort gebruikmaken, dan heeft u een PKIoverheid services certificaat nodig. Als u dat (nog) niet heeft, kunt u dit certificaat aanvragen bij Logius.
LKV’s aanvragen
U kunt via de loonaangifte loonkostenvoordelen (LKV’s) aanvragen voor werknemers in bepaalde doelgroepen. Die groepen werknemers zijn:
- werknemers van 56 jaar of ouder;
- arbeidsgehandicapte werknemers;
- iemand uit de doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden; en
- herplaatste arbeidsgehandicapte werknemers met een WIA-, WAO-, WAZ- of Wajong-uitkering.
Voor de groepen 1, 2 en 3 kunt u maximaal 3 jaar een tegemoetkoming krijgen. Voor groep 4 is die termijn 1 jaar. Het LKV bedraagt in 2023 voor deze groepen € 3,05 per verloond uur en maximaal € 6.000 per werknemer per jaar. Het LKV voor groep 3 bedraagt in 2023 € 1,01 per verloond uur en maximaal € 2.000 per werknemer per jaar.
Doelgroepverklaring
Wilt u gebruikmaken van de LKV’s, dan moet u over een doelgroepverklaring beschikken. De werknemer (of u met een machtiging van de werknemer) moet de doelgroepverklaring aanvragen binnen 3 maanden na de datum van indiensttreding (doelgroepen 1, 2 en 3) of van herplaatsing na twee jaar ziekte (doelgroep 4).
Hoger maximumbijdrageloon maar lagere premiepercentage Zvw
U betaalt over het loon van uw werknemers meestal de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw). In bepaalde gevallen betaalt de werknemer zelf een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw, die u dan inhoudt op zijn/haar nettoloon. Dat geldt bijvoorbeeld voor pseudo-werknemers (opting-in), maar ook voor dga’s (bestuurders van hun bv) die niet verplicht verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen. De heffing of bijdrage wordt berekend over het loon van de werknemer tot een bepaald maximum. Het maximumbijdrageloon is in alle gevallen gelijk en is in 2023 verhoogd naar € 66.956 (in 2022: € 59.706). Het percentage van de werkgeversheffing Zvw is verlaagd van 6,75% in 2022 naar 6,68% in 2023. Het percentage werknemersbijdrage Zvw bedraagt 5,43% in 2023 (in 2022: 5,50%).
Inhouding nominale premie Zvw op minimumloon
Op het verbod op inhoudingen op het minimumloon worden enkele uitzonderingen toegestaan, maar dan moet u wel aan de voorwaarden voldoen. Een van die uitzonderingen betreft de zorgverzekeringspremie. U mag met een schriftelijke machtiging van de werknemer de kosten voor de zorgverzekering op het uit te betalen minimumloon inhouden tot maximaal het bedrag van de gemiddelde nominale premie die een verzekerde voor de zorgverzekering betaalt. In 2023 is dat € 137,41 per maand.
Ook in 2023 meer LIV
Vorig jaar is besloten om het lage-inkomensvoordeel (LIV) in 2022 en 2023 extra te verhogen. De uurloongrenzen van het LIV worden namelijk jaarlijks aangepast aan de nieuwe bedragen van het wettelijk minimumloon (wml). Omdat het wml dit jaar fors is verhoogd (zie hierna), wordt ook het LIV extra verhoogd. U komt in 2023 voor het LIV in aanmerking als u werknemers in dienst heeft met ten minste 1.248 verloonde uren per kalenderjaar die een uurloon verdienen tussen € 12,04 en € 15,06. Het LIV bedraagt in 2023 eenmalig € 0,63 per verloond uur met een maximum van € 1.242 per werknemer per kalenderjaar. Het LIV wordt automatisch aan u uitbetaald in 2024. In 2025 wordt het LIV afgeschaft.
Let op
De verhoogde LIV over 2022 (€ 0,78 per verloond uur met een maximum van € 1.520 per werknemer per kalenderjaar) wordt in 2023 automatisch aan u uitbetaald.
Jeugd-LIV
De uurloongrenzen voor het jeugd-LIV voor jongeren worden pas bekendgemaakt per 1 juli 2023. Dan is namelijk pas bekend hoeveel hoger het wettelijk minimum jeugdloon is ten opzichte van 2022. Het jeugd-LIV wordt in 2024 helemaal afgeschaft.
Verlaging Aof-premie kleine werkgevers
Sinds vorig jaar betaalt een kleine werkgever een lage premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) en een middelgrote en grote werkgever een hoge premie. U bent in het premiejaar 2023 een kleine werkgever als uw premieloon over 2021 niet meer bedraagt dan € 905.000. Het verschil tussen de hoge en lage premie mag niet meer dan 2% bedragen. De lage premie is verhoogd van 5,49% in 2022 naar 5,82% in 2023 en hoge premie is verhoogd van 7,05% naar 7,11%.
Let op
Bent u een startende werkgever? Dan wordt u tijdens de eerste twee jaar als een kleine werkgever aangemerkt en betaalt u dus de lage Aof-premie.
Forse stijging minimumloon
Het wettelijk minimumloon is verhoogd met 10,15% (een bijzondere verhoging van 8,05% plus 1,934% halfjaarlijkse indexatie). Het kabinet wil hiermee werken lonender maken en het bestaansminimum verstevigen. Verhoging van het wettelijk minimumloon is van belang voor de koopkracht van werknemers nu de inflatie uitzonderlijk hoog is.
Deze forse verhoging betekent voor u als werkgever dat u in de eerste helft van 2023 aan uw werknemers van 21 jaar en ouder met een fulltime dienstverband minimaal € 1.934,40 moet betalen. Per week bedraagt het minimumloon € 446,40 en per dag € 89,28. Ook stijgen de AOW-uitkeringen mee met de verhoging van het minimumloon. Door de stijging van de AOW vervalt de aanvullende inkomensondersteuning AOW (IOAOW) op termijn.
Let op
De stijging van de AOW-uitkering heeft ook gevolgen voor de pensioenopbouw van uw werknemers. De AOW-franchise (het deel van het loon waarover de werknemer geen pensioen opbouwt) is immers gekoppeld aan de AOW-uitkering. De franchise is daarom ook gestegen. Bij de meest gebruikte berekeningsmethodes bedraagt deze verhoging ruim € 1.500. Blijft het salaris in 2023 gelijk, dan bouwt de werknemer dus minder pensioen op.
Dien tijdig vaststellingsverzoek in voor NOW 3
In 2023 worden de laatste vaststellingsverzoeken voor de definitieve berekening van de NOW-subsidie afgehandeld. De data waarop u uiterlijk het vaststellingsverzoek voor de verschillende aanvraagperiodes moet hebben ingediend bij het UWV, zijn de afgelopen tijd nogal eens gewijzigd. De eerstvolgende relevante datum is 22 februari 2023. Die datum is van belang voor twee van de drie aanvraagperiodes van NOW 3. Heeft u van NOW 3 gebruikgemaakt, dan moet u uiterlijk op 22 februari 2023 de vaststellingsverzoeken over de derde aanvraagperiode (NOW 3.1: oktober, november en december 2020) en vierde aanvraagperiode (NOW 3.2: januari, februari en maart 2021) hebben ingediend. De uiterste datum waarop u voor de vijfde aanvraagperiode (NOW 3.3: april, mei en juni 2021) een vaststellingsverzoek moet indienen, is uitgesteld van 22 februari 2023 naar 2 juni 2023. In onderstaand schema staan volledigheidshalve alle uiterste data waarop u het vaststellingsverzoek moet hebben ingediend voor de definitieve berekening van de NOW-subsidie voor de verschillende aanvraagperiodes.
| NOW-aanvraagperiodes | aanvraag definitieve vaststelling t/m: |
|---|---|
| 3.1 (oktober t/m december 2020) periode 3 | 22 februari 2023 |
| 3.2 (januari t/m maart 2021) periode 4 | 22 februari 2023 |
| 3.3 (april t/m juni 2021) periode 5 | 22 februari 2023 |
| 4.0 (juli t/m september 2021) periode 6 | 22 februari 2023 |
| 5.0 november en december 2021 periode 7 | 2 juni 2023 |
| 6.0 jan t/m maart 2022 periode 8 | 2 juni 2023 |
Bereid u voor op het nieuwe pensioenstelsel
Het Nederlandse pensioenstelsel gaat de komende jaren op de schop. Dat houdt in dat alle bestaande pensioenregelingen die u en uw werknemers zijn aangegaan uiterlijk 1 januari 2027 moeten voldoen aan de nieuwe regels. Deze nieuwe regels moeten op 1 juli 2023 ingaan. Hoewel de Eerste Kamer nog niet heeft ingestemd met deze nieuwe Wet toekomst pensioenen, willen we u toch alvast op de hoogte brengen van enkele ingrijpende wijzigingen die eraan zitten te komen.
Beschikbare premieregeling
Een beschikbare premieregeling met een gelijke/vaste premie voor alle werknemers wordt de nieuwe standaard. Heeft u nu geen beschikbare premieregeling, dan zult u dus uw huidige regeling moeten omzetten. Heeft u al wel een beschikbare premieregeling, dan moet u die regeling mogelijk aanpassen. De beschikbare premieregeling kent twee varianten: een solidaire en een flexibele.
U en uw werknemers zullen een keuze moeten maken voor een van beide varianten. Bij een solidaire regeling wordt een ‘pensioendoelstelling’ vastgesteld aan de hand van één collectief vastgestelde (leeftijdsonafhankelijke) beleggingsmix voor alle deelnemers. Aan de hand van projecties berekent de pensioenuitvoerder periodiek de bijbehorende premie. Op de pensioendatum bedingt de deelnemer vervolgens de jaarlijkse uitkering. In een flexibele regeling wordt de ingelegde premie persoonlijk belegd en moet uw werknemer op de pensioendatum zijn uitkering bedingen. Die uitkering is in de solidaire regeling altijd variabel. In de flexibele regeling mag bij een pensioenverzekeraar de uitkering ook vast zijn. De mogelijkheid om te kiezen is echter beperkter dan deze op het eerste gezicht lijkt. Valt uw onderneming verplicht onder de pensioenregeling van een bedrijfstakpensioenfonds (BpF), dan moet u zich namelijk voegen naar wat er op centraal niveau wordt besloten over het nieuwe pensioencontract. De meeste BpF’en hebben overigens een voorkeur voor het solidaire contract. Ondernemingen die hun pensioenregeling laten uitvoeren door een verzekeraar kiezen voor het merendeel voor de flexibele variant.
Transitieplan
U en uw werknemers moeten overleggen over de aanpassing van de huidige pensioenregeling. Het resultaat van dit overleg is het transitieplan. Daarin staat ten eerste een omschrijving van de nieuwe pensioenregeling. Ten tweede staat in het transitieplan de keuze voor het al dan niet gebruikmaken van overgangsrecht dan wel de benodigde compensatieregeling als ook bestaande deelnemers overgaan naar de nieuwe regeling. En ten derde moet er voor werknemers een persoonlijk overzicht worden opgesteld dat inzicht geeft in het pensioen vóór en nà de overstap. U moet uw keuzes ook onderbouwen. Uiteindelijk zult u de nieuwe regeling uiterlijk 1 januari 2027 moeten invoeren. Dit lijkt ver weg, maar er is heel veel werk aan de winkel om de nieuwe pensioenafspraken tijdig klaar te hebben in samenspraak met pensioenuitvoerder en alle betrokkenen. Dus begin op tijd!
Beperk strafheffing bij vervroegd pensioen
Bent u van plan om werknemers vervroegd met pensioen te laten gaan, maak dan gebruik van een tijdelijke (tot en met 2025) verzachting van de strafheffing van 52% door de invoering van een drempelvrijstelling van maximaal € 2.037 per maand (in 2022: € 1.874). Alleen als u per maand meer uitbetaalt, moet u over het meerdere de strafheffing van 52% betalen. De strafheffing bij vervroegd pensioen komt bovenop de loonbelasting en premies die u moet inhouden en afdragen. De hoogte van de uitkering is gekoppeld aan de AOW-uitkering van de werknemer en omvat maximaal een periode van 36 maanden eindigend bij de AOW-leeftijd van de werknemer.
AOW-leeftijd omhoog
In 2023 is de AOW-leeftijd 66 jaar en tien maanden geworden. Dat is drie maanden later dan in 2022. In 2024 tot en met 2027 is de AOW-leeftijd 67 jaar. In 2028 wordt de AOW-leeftijd verder verhoogd naar 67 jaar en drie maanden. De AOW-leeftijd is gekoppeld aan de levensverwachting, waarbij de AOW-leeftijd minder snel stijgt doordat 1 jaar hogere levensverwachting leidt tot 8 maanden hogere AOW-leeftijd. De AOW-leeftijd wordt vijf jaar voor de ingangsdatum bekendgemaakt.
Maximum transitievergoeding verhoogd
Het wettelijk maximum voor de transitievergoeding wordt jaarlijks bijgesteld. Het maximum is voor 2023 verhoogd naar bruto € 89.000 (in 2022: € 86.000) of één bruto jaarsalaris als dat hoger is.